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    會(huì)議方案是組織會(huì)議的總安排，主要包括會(huì)議名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議程、會(huì)務(wù)工作任務(wù)及職責(zé)分工等內(nèi)容。會(huì)議方案要簡(jiǎn)潔明了、具體清晰、可操作性強(qiáng)，并須報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議方案確定后，主辦部門要召集各有關(guān)部門召開會(huì)務(wù)工作協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)各部門按照方案要求落實(shí)各自職責(zé)。明確任務(wù)在會(huì)議籌備階段，主要有以下任務(wù)：1．起草會(huì)議通知。會(huì)議通知的要素主要包括會(huì)議名稱、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)單位、報(bào)名要求、聯(lián)系人姓名和電話等。會(huì)議通知要求表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)要明確，時(shí)間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產(chǎn)生混淆的詞匯：會(huì)議地點(diǎn)要準(zhǔn)確到具體樓層、門牌號(hào)，如：××辦公樓六樓第三會(huì)議室。2．下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知有電話、短（微）信、書面及內(nèi)網(wǎng)郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時(shí)使用多種。下發(fā)通知一定要注意：一是保密，涉密會(huì)議不能通過(guò)短信、微信發(fā)布。二是負(fù)責(zé)，必須確保會(huì)議通知及時(shí)送達(dá)參會(huì)者。對(duì)于書面通知，要制作簽收登記表，對(duì)每一份通知的發(fā)出都要簽字確認(rèn)。通過(guò)電子郵件發(fā)送，要采取保留回執(zhí)發(fā)送方式。采用短信、微信方式發(fā)送，應(yīng)要求接收者及時(shí)回復(fù)。 使用數(shù)字化工具和系統(tǒng)來(lái)提升辦會(huì)效率和參會(huì)人體驗(yàn)已經(jīng)被越來(lái)越多的專業(yè)辦會(huì)機(jī)構(gòu)和人事所采納和推薦。孟津企業(yè)會(huì)議策劃

    安排新聞報(bào)道。需要新聞報(bào)道的會(huì)議，要提前聯(lián)系宣傳部門或新聞單位，在會(huì)場(chǎng)安排好新聞宣傳人員專座，并協(xié)調(diào)銜接。分發(fā)會(huì)議材料。會(huì)議材料要列表登記，發(fā)放時(shí)要逐一登記，要做到不漏一份、不少一人?？梢砸暻闆r在會(huì)前通知參會(huì)單位（人員）派人提前領(lǐng)取，也可以在會(huì)場(chǎng)簽到時(shí)一并發(fā)放，或是提前放置到參會(huì)人員座位上。對(duì)擺放在主席臺(tái)上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁(yè)碼，整齊擺放，確保不出差錯(cuò)。對(duì)于涉密文件，要嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定編號(hào)登記，及時(shí)收回或提醒按保密規(guī)定流轉(zhuǎn)、保存，防止泄密。分工落實(shí)擬訂好會(huì)議方案，根據(jù)方案分解任務(wù)后，要協(xié)調(diào)分工，明確責(zé)任人，規(guī)定各任務(wù)完成時(shí)限，做好分工落實(shí)，并在會(huì)議開始前做一次全mian自查，確保萬(wàn)無(wú)一失。洛寧大型會(huì)議會(huì)展參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)需要一定的時(shí)間，因此至少提前2-3小時(shí)開始開展簽到工作。

在年會(huì)或者發(fā)布會(huì)偶爾會(huì)遇到酒店電力中斷或者信號(hào)不好導(dǎo)致的設(shè)備故障情況，特別是一些中小型的年會(huì)或者發(fā)布會(huì)活動(dòng)，由于演出設(shè)備或者場(chǎng)地不夠?qū)I(yè)而出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備故障，特別是音響系統(tǒng)出現(xiàn)故障率會(huì)比較大一些。一套大型的專業(yè)級(jí)的音響系統(tǒng)的投入少則好幾百萬(wàn)，大則上千萬(wàn)的都有，這樣的專業(yè)設(shè)備只要有專業(yè)人士在現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)使用通?；顒?dòng)安全性會(huì)高很多。

如果因?yàn)榛顒?dòng)場(chǎng)地電力中斷，導(dǎo)致音響暫停信號(hào)的事件在活動(dòng)策劃執(zhí)行過(guò)程中也常有發(fā)生，由于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)電力線路架設(shè)不規(guī)范，或由于觀眾現(xiàn)場(chǎng)***等原因?qū)е戮€路受損的電力中斷，或者因?yàn)橐繇懺O(shè)備配置不夠的情況在年會(huì)活動(dòng)搭建中經(jīng)常遇見。解決電力中斷的辦法通常是在活動(dòng)上演前需要準(zhǔn)備供電車，并同晚會(huì)的設(shè)備系統(tǒng)相連，一旦出現(xiàn)電力中斷可以及時(shí)啟動(dòng)供電車的供電系統(tǒng)，或者在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)安裝信號(hào)加強(qiáng)器，排除一些會(huì)影響到音響信號(hào)的大型設(shè)備，可以盡可能的做到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)順利進(jìn)行。

    會(huì)中工作是指從會(huì)議報(bào)到至?xí)h結(jié)束這段時(shí)間的工作。會(huì)中工作無(wú)小事，周到、細(xì)致是做好會(huì)中服務(wù)工作的基本要求。會(huì)中服務(wù)工作繁雜瑣碎，情況不斷發(fā)生變化，一定要注重細(xì)節(jié)，精細(xì)周密。（一）組織會(huì)議報(bào)到會(huì)議報(bào)到工作主要包括人員身份確認(rèn)、報(bào)到登記、根據(jù)會(huì)議要求發(fā)放資料、提醒注意事項(xiàng)等。要做到迅速準(zhǔn)確、熱情周到、耐心細(xì)致、井然有序。（二）做好會(huì)議簽到安排專人打印簽到表放置會(huì)場(chǎng)，提醒到會(huì)人員簽到，并做好到會(huì)人員清點(diǎn)、登記工作，實(shí)時(shí)掌握人員到會(huì)情況，并視情況電話督促參會(huì)人員及時(shí)到會(huì)。會(huì)議開始后要統(tǒng)計(jì)匯總到會(huì)人數(shù)，登記遲到、缺席人員名單。（三）維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序會(huì)議召開期間，要安排專人現(xiàn)場(chǎng)值班，維護(hù)好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序。一是實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)會(huì)場(chǎng)音響、燈光等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。二是及時(shí)提醒、制止會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)、接聽電話等不遵守紀(jì)律行為，同時(shí)防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。三是提醒會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員適時(shí)供應(yīng)茶水。四是遇到特殊情況需要向主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人匯報(bào)時(shí)，要采用合適方式靈活處理，努力減少對(duì)會(huì)議的干擾和影響。 會(huì)展?fàn)I銷是指綜合利用產(chǎn)品、價(jià)格、渠道等，結(jié)合招展工作和展會(huì)內(nèi)容的展示傳播展會(huì)，將展會(huì)的展位銷售出去。

    服務(wù)范圍：1、會(huì)議會(huì)務(wù)：新品發(fā)布、產(chǎn)品推介、企業(yè)年會(huì)、新聞發(fā)布、品牌宣傳、客戶答謝、巡展活動(dòng)、商業(yè)演出、公益活動(dòng)、培訓(xùn)研討2、慶典禮儀服務(wù)項(xiàng)目：奠基儀式、開工竣工、開盤封頂、新店開張、項(xiàng)目揭牌、體育賽事、通車典禮、新車上市、頒獎(jiǎng)典禮、啟動(dòng)儀式、文化節(jié)日、簽約儀式、校慶典禮、高端婚慶、下水儀式3、燈光租賃：電腦搖頭燈、PAR燈、數(shù)字燈控臺(tái)、電腦控臺(tái)、調(diào)光臺(tái)、效果燈、激光燈、面光燈、頻閃燈、三基色柔光燈、追光燈、聚光燈、電腦掃描燈、電腦換色燈、電腦散光燈、圖案4、音響租賃：雙15音響、大型活動(dòng)線陣音響5、物料租售：桁架出租、舞臺(tái)搭建、燈光音響、LED顯示屏、P5顯示屏、投影儀、LED電視、活動(dòng)篷房、遮陽(yáng)大棚、會(huì)議桌椅、剪彩用品、注水旗桿、活動(dòng)帳篷、啟動(dòng)球、演講臺(tái)、小鋼炮、升空氣球、彩虹門、充氣氣柱、皇家禮炮、玻璃展臺(tái)、車展展臺(tái)、一米線、燈光架6、人員服務(wù)：演藝人員、模特禮儀、主持司儀、攝影攝像、禮儀樂團(tuán)、威風(fēng)鑼鼓、舞龍舞獅、車展模特、雜技魔術(shù)本公企業(yè)年會(huì)、新聞發(fā)布司是集活動(dòng)策劃、設(shè)計(jì)執(zhí)行、會(huì)議會(huì)展服務(wù)、舞臺(tái)桁架搭建銷售、燈光音響投影儀租賃、慶典禮儀服務(wù)、各類廣告設(shè)計(jì)制作于一體的大型綜合性的傳媒公司桌椅出租：。 會(huì)議所要用到的物資應(yīng)該提前列出清單單交由專人保管和落實(shí)處理，避免物資遺漏或丟失。宜陽(yáng)企業(yè)會(huì)議會(huì)展

由多個(gè)公司或者機(jī)構(gòu)發(fā)起的活動(dòng)，事先要明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮。孟津企業(yè)會(huì)議策劃

    根據(jù)會(huì)議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，比較好進(jìn)行備份，確保萬(wàn)無(wú)一失。檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)照明燈具有無(wú)損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準(zhǔn)備好攝像、話筒電源。有投影演示時(shí)要提前預(yù)演一次，并視需要及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。制作、擺放桌簽。根據(jù)z終確定的參會(huì)人員名單，制作桌簽；要認(rèn)真核對(duì)全場(chǎng)桌簽，防止遺漏、重復(fù)和出現(xiàn)錯(cuò)別字。依據(jù)文明禮儀手冊(cè)等規(guī)范合理安排與會(huì)人員會(huì)場(chǎng)座次。桌簽擺放完成后要及時(shí)制作會(huì)場(chǎng)座位圖，打印后放置會(huì)場(chǎng)方便查閱。組織調(diào)度會(huì)議用車。視會(huì)議需要借用或租用車輛，并安排專人負(fù)責(zé)車輛調(diào)度，對(duì)乘車人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)，防止遲到、遺漏，車輛較多時(shí)還要對(duì)車輛編號(hào)、分組，以方便調(diào)度。孟津企業(yè)會(huì)議策劃

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