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數字檔案室的文書類電子檔案、檔案數字化的收集、整理、鑒定等，應符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）等要求，此外，在辦公自動化等業(yè)務系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質量還需滿足完整性要求、版面格式要求、文件格式要求、元數據捕獲要求、封裝要求。完整性要求是對于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標題、文號、主送機關、正文、發(fā)文機關署名和成文日期六個要素齊全、完整。檔案實體管理制度主要對檔案實體在數字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。湖北基建檔案數字化服務

數字檔案室的特點還有檔案利用知識化、檔案數字化。數字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務，實現由檔案的提供向知識的提供轉變。數字檔案室的建設應當遵循“資源為先，標準規(guī)范，整體推進，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極實施，務求實效。資源為先。資源建設是數字檔案室建設的根本。數字檔案室應堅持“資源為王”，著眼于數字檔案資源建設，著重于非數字檔案的數字化和數字檔案的及時、完整、有效歸檔，規(guī)劃設計以保證數字檔案資源建設質量為根本出發(fā)點。數字檔案室的建設應該有助于保障數字檔案資源的齊全、完整，有利于數字檔案資源的有效管理和方便利用。浙江基建檔案數字化服務公司場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、網絡、監(jiān)控設施、現場物品、證件等的管理進行規(guī)范。

什么是檔案數字化？檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，以實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。 檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。建設數字化的檔案管理應注重對檔案管理系統(tǒng)的選擇，一款好的檔案管理系統(tǒng)，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經濟效益，而且還可以大幅提高辦公效率。

數字檔案室建設要嚴格遵循標準規(guī)范，進行傳統(tǒng)載體檔案數字化轉換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段，保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規(guī)章制度，明確要求和權限，確保數字檔案資源的規(guī)范管理，保證數字檔案室運行順暢。加大人才建設力度，通過培訓或引進人才，為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才。應加強對紙質檔案數字化工作文件的管理，明確數字化工作過程中形成文件的整理、歸檔、移交等管理要求。

提高經濟效益，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的手段，致使管理成本大幅上漲。而檔案數字化、數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。增強檔案原件保護，將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，檔案數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。紙質檔案數字化過程中，應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案。湖南基建檔案數字化加工

應采取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數字化成果質量。湖北基建檔案數字化服務

數字檔案室解決方案根據《數字檔案館（室）建設指南》中相關的要求為依據所形成的。主要為機關、企事業(yè)單位的檔案工作提供一套集基礎設施建設、檔案數字化建設、應用系統(tǒng)建設、保障體系建設為一體的全套服務方案。立志于實現：檔案數字化、檔案實體“虛擬化”、檔案管理系統(tǒng)化、信息傳遞網絡化、檔案利用知識化5個目標。數字檔案室解決方案具有標準化檔案歸檔流程服務，提供電子文件歸檔范圍和保管期限表咨詢服務、并以收錄到檔案信息化應用系統(tǒng)中，面向各兼職檔案人員、專職檔案員、檔案管理員提供歸檔指導。湖北基建檔案數字化服務

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